La rédaction du cahier des charges n’intervient qu’après avoir précisément défini les besoins et fait le tour du marché.
Son élaboration est bien évidemment une phase essentielle du processus d’acquisition. Le cahier des charges, ou Cahier des Clauses Techniques Particulières et Financières (CCTPF)1 – en droit des marchés publics français et européen -, résulte d’une démarche qui doit permettre à l’acheteur de réaliser les arbitrages techniques nécessaires et des compromis techniques cohérents. Les réponses à l’appel d’offre devront ainsi être analysées en référence à ce document : la proposition est-elle conforme ou non à ce qui a été défini initialement ?
Le cahier des charges nécessite une très grande rigueur dans son contenu et sa rédaction, qui peut faire l’objet d’une assistance à la maîtrise d’ouvrage (AMO). Il est essentiel que l’acheteur soit responsable de la rédaction du cahier des charges : il peut – doit – solliciter l’avis de l’exploitant mais il doit en avoir la responsabilité finale.
Le cahier des charges constitue l’engagement contractuel du constructeur sur les aspects techniques du véhicule. La réponse des soumissionnaires permettra de comparer les offres. Chaque item appellera soit une réponse libre, soit une réponse conforme à la demande de l’acheteur, demande précise (par exemple un bus standard de 12m), soit une plage (un moteur d’une puissance comprise entre 250 et 300cv, ou, au minimum de 280cv).
Le sourcing aura permis également d’établir une approche pertinente des éléments que l’on mettra dans la base de la consultation, ceux qui pourront être optionnels et auxquels tout ou partie des constructeurs pourront répondre, et ceux que l’on qualifiera d’aménagements particuliers, dont on limitera le recours notamment pour des raisons économiques2.
Enfin, c’est là que l’on retrouvera toutes les spécificités liées au contexte dans lequel les véhicules évolueront (adaptations de type « tropicalisation »).
Les items que l’on va retrouver dans ce document sont :
• les éléments de configuration du véhicule : dimensions, poids, plancher, structure globale, etc.,
• le niveau sonore,
• les éléments de motorisation (puissance, vitesse maxi, etc.), le type de carburant et la norme EURO, la capacité des réservoirs, les normes antipollution, etc.,
• le type de boîte à vitesses,
• le type de ponts,
• les batteries et l’alternateur,
• le système de graissage,
• le système de refroidissement,
• le type de suspension,
• le système de freinage et de ralentisseur,
• les pneumatiques : type, fourniture comprise ou non, etc.,
• les circuits hydrauliques et pneumatiques,
• la prédisposition ou installation de matériel embarqué en matière d’information voyageurs, de billettique ou de systèmes d’aide à l’exploitation ou à la conduite,
• le type et nature de feux extérieurs,
• les éléments thermiques : climatisation, ventilation, trappes d’aération, chauffage, désembuage, etc.,
• les éléments de carrosserie : matière, type (panneaux, monobloc, etc.),
• les traitements de châssis ou de carrosserie notamment concernant la corrosion,
• le nombre, les dimensions et le type de portes,
• les vitrages : type, ouverture, etc.,
• le poste de conduite : organisation, tableau de bord, type de siège, équipements, etc.,
• les équipements voyageurs : nombre, type et implantation des sièges, nature du sol et type de revêtement, éclairage intérieur, nature et type de barres et mains courantes, type de gestion des arrêts demandés et des portes, nature nombre et type de panneaux d’information, implantation de type PMR – personne à mobilité réduite (unité fauteuil roulant, emplacement poussettes, deux roues, etc.).
1. L’aspect financier peut être intégré à un autre document contractuel.
2. Il s’agit là d’éléments tellement spécifiques qu’ils nécessitent une modification de la production du véhicule uniquement pour la commande concernée, ce qui a des conséquences importantes en matière de coût.
